概況

黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、國(guó)際交流合作處

學(xué)生助理團(tuán)

　　各部門職責(zé)

　　（一）綜合部

　　1、接洽

　　確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員、會(huì)標(biāo)、內(nèi)容、議程；是否需要準(zhǔn)備簽到表；是否需要使用中心廣場(chǎng)（橋頭，校門口）LED屏幕；是否需要通知宣傳部照相攝影：是否需要使用電腦、投影儀、PPT。

　　2、會(huì)議準(zhǔn)備

　　(1) 會(huì)議通知:協(xié)同通信、電話通知；

　　(2)會(huì)標(biāo)制作；

　　(3)制作議程、簽到表；

　　(4)制作座牌；

(5)物品準(zhǔn)備:茶杯、茶葉、礦泉水、濕紙巾、方巾紙、電池、筆、風(fēng)光畫(huà)冊(cè)、圖鑒等。

　　3、會(huì)場(chǎng)布置

　　(1)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生；擺放座牌、紙巾、茶杯及礦泉水、擺放議程、筆、草稿紙等；

　　(2)注意事項(xiàng): 會(huì)場(chǎng)布置完后，請(qǐng)相應(yīng)老師檢查。

　　4、候會(huì)

　　會(huì)前準(zhǔn)備: 會(huì)前確保將開(kāi)水準(zhǔn)備好;投影儀的連接及PPT的試放;話筒準(zhǔn)備;會(huì)前十分鐘開(kāi)始醒茶，會(huì)前五分鐘開(kāi)始第一次摻水。

　　5、會(huì)后(收拾會(huì)場(chǎng))

　?。ǘ┬畔⒕W(wǎng)絡(luò)部

　　1、積極配合黨政辦老師，對(duì)學(xué)院各職能部門及各二級(jí)學(xué)院數(shù)據(jù)的收集、整理及核對(duì)上報(bào)

　　2、學(xué)校工作動(dòng)態(tài)和重大活動(dòng)信息的收集

　　充分利用黨政辦這個(gè)平臺(tái)，收集關(guān)于我校大學(xué)生有利的政策及相關(guān)信息，并整合發(fā)布至微信公眾號(hào)，讓同學(xué)們可通過(guò)黨政辦學(xué)生助理團(tuán)這個(gè)平臺(tái)了解到更加及時(shí)的學(xué)校動(dòng)態(tài)。

　　3、辦公電腦、設(shè)備的日常維護(hù)

　　對(duì)黨政辦所屬辦公電腦及辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，充分與老師交流，了解辦公室各個(gè)電腦的工作狀態(tài)，根據(jù)黨政辦老師的需求對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

　　4、對(duì)各類會(huì)務(wù)所需電子設(shè)備定期檢查

　　信息網(wǎng)絡(luò)部助理需對(duì)每次會(huì)務(wù)中可能出現(xiàn)的電子設(shè)備(如話筒、音響、電腦、投影儀、LED會(huì)標(biāo)等)問(wèn)題，提前調(diào)試。

5、會(huì)議拍攝

在黨政辦學(xué)生助理團(tuán)召開(kāi)內(nèi)部例會(huì)或協(xié)助大型會(huì)議、活動(dòng)舉行時(shí)，負(fù)責(zé)相關(guān)拍攝工作。

　?。ㄈ┪拿夭?/p>

　　1、安排值班

　　根據(jù)黨政辦的需求，安排學(xué)生助理團(tuán)的內(nèi)部值班，并根據(jù)助理課表的更改及時(shí)調(diào)整值班表;同時(shí)在助理因故無(wú)法值班時(shí)及時(shí)協(xié)調(diào)，保證值班秩序。

　　2、核算津貼

　　行課期間每月核算一次助理日常值班、加班、會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置、侯會(huì)、會(huì)場(chǎng)收拾的津貼；核算助理節(jié)假日值班津貼，并制作“勤工助學(xué)金發(fā)放表”，提交至學(xué)工部。

　　3、撰寫操行分加分申請(qǐng)

　　每月根據(jù)助理的表現(xiàn)及任職情況為每位助理撰寫相應(yīng)的操行分加分申請(qǐng)并加蓋辦公室公章。

　　4、制作助理團(tuán)通訊錄

　　及時(shí)制作并更新助理團(tuán)內(nèi)部通訊錄，方便黨政辦老師與學(xué)生助理之間和學(xué)生助理與學(xué)生助理之間的聯(lián)系。

　　5、編寫助理團(tuán)內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)

　　每月根據(jù)助理團(tuán)內(nèi)部的情況，編寫活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)。讓黨政辦老師能夠?qū)W(xué)生助理團(tuán)內(nèi)部情況有及時(shí)的了解，學(xué)生助理也能夠?qū)χ韴F(tuán)一個(gè)月來(lái)的情況有一個(gè)總結(jié)性的認(rèn)識(shí)。

　　6、內(nèi)部例會(huì)通知和會(huì)議記錄

　　在準(zhǔn)備召開(kāi)內(nèi)部例會(huì)時(shí)，協(xié)助總負(fù)責(zé)人及時(shí)通知助理參會(huì)，并核查到會(huì)情況，同時(shí)做好會(huì)議記錄。

　?。ㄋ模?duì)外交流事務(wù)部

　　1、負(fù)責(zé)黨政辦學(xué)生助理團(tuán)一切對(duì)外事務(wù)，大致包括:在生活上和學(xué)習(xí)上幫助留學(xué)生、與學(xué)校其他組織進(jìn)行工作交流和聯(lián)系、組織大型活動(dòng)等

　　2、在外事部值班，可查看外事資料進(jìn)行學(xué)習(xí)

　　3、幫外事老師寄郵件至四川省教育廳

4、為迎接新到校留學(xué)生相關(guān)事宜做安排

　　5、為留學(xué)生辦理“在學(xué)證明”，中英文各一份

　　6、為辦理留學(xué)生請(qǐng)假條，步驟如下：

　　（1）中英文假條各一份，并及時(shí)復(fù)印存檔，蓋西昌學(xué)院辦公室公章，需要注意：假條中必須包含“離開(kāi)與返校時(shí)間、目的地、目的以及“安全責(zé)任自負(fù)”字樣；

　?。?）將發(fā)文薄拿到保衛(wèi)處簽字。

　　6、通知留學(xué)生參加會(huì)議，并負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容及拍照